Im Grundsatz sind alle Rechnungen "gleich"

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Der bisher wichtige Unterschied von Papierrechnungen und elektronischen Rechnungen ist ab dem 01.07.2011 grundsätzlich nicht mehr erforderlich, da beide umsatzsteuerrechtlich gleich zu behandeln sind.

Bei elektronisch übermittelten Rechnungen bedarf es der Zustimmung des Rechnungsempfängers. Der Aussteller kann also dem Empfänger einer elektronischen Rechnung nicht zwingen, eine elektronische Rechnung anzuerkennen. Für die Übermittlung ist kein technisches Verfahren vorgeschrieben. Elektronische Rechnungen können daher in allen denkbaren Formen den Empfänger erreichen:

• als bloße E-Mail
• als E-Mail mit Word-, Pages- oder anderem Text-Dokument im Anhang
• als E-Mail mit PDF-Anhang
• als Web-Download
• usw…

Die ehemals sehr umständliche Übermittlung mit Hiilfe einer qualifizierten elektronischen Signatur (wie z.B. e:secure der DATEV oder S-Trust der Sparkassen-Finanzgruppe) ist nun nicht mehr vorgeschrieben, aber natürlich weiterhin möglich.

Hinsichtlich der Form und Dauer der Aufbewahrung von Rechnungen haben sich keine Änderungen ergeben. So sind beide Formen 10 Jahre aufzubewahren. Elektronische Rechnungen sind zwingend elektronisch aufzubewahren. Die Speicherung hat auf einem Datenträger zu erfolgen, der Änderungen nicht mehr zulässt. Rechnungen als pdf-Anhang zu einer Mail müssen incl. der Mail elektronisch aufbewahrt werden.

Bei Papierrechnungen hat der Unternehmer die Wahl, ob er diese in Papierform oder als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt. Die Übermittlung einer Rechnung von FAX zu FAX gilt künftig als Papierrechnung.

Gesetzgebung | Umsatzsteuer